خطة لتحويل خمسة ملايين مستند ورقي إلى الكتروني .
يغطي المشروع نطاقين إنشاء نظام إلكتروني ، وأرشفة المستندات.
في إطار جهود بلدية مسقط لتعزيز كفاءة الأداء المؤسسي وتنفيذاًلخطة التحول للحكومة الإلكترونية، وقع صباح أمس الأحد معالي المهندس محسن بن محمد الشيخرئيس بلدية مسقط اتفاقية مشروع إدارة الوثائق والمحتوى المعلوماتي لبلدية مسقط والمبرمة مع شركة أنظمة وبرامج الكمبيوتروذلك بمبنى رئاسة البلدية .
ويتضمن المشروع نطاقي عمل ، الأوليختص بإنشاء نظام إلكتروني لإدارة الوثائق والمحتوى المعلوماتي، والنطاق الثاني يختص بأرشفة المستندات والوثائق السابقة والمرتبطة بعدد من الوظائف والخدمات الداخلية والخارجية للبلدية .
نطاق إنشاء نظام إلكتروني
يعمل على توفير الخصائص والمميزات التالية:إدارة الوثائق والمحتوى المعلوماتيفي جميع مراحل عمر الوثيقة شاملا تصنيفها وتوصيفيها وتحديد مدد الاستبقاء الخاصة بها.متابعة وتخزين الوثائق الإلكترونية أو نسخإلكترونية عن الوثائق الورقية والاحتفاظ بإصداراتها المختلفة، إدارة وتخزين ملفات الوسائط المتعددة السمعية منها والبصرية أو ما يعرف بالملتيميديا (MultiMedia)مثلالصور الفوتوغرافية،مقاطع الفيديو، المقاطع السمعية، الخرائط الإلكترونية، .. وغيرها،توفير خاصية استخدام التعرف البصري على الحروف(OCR)في الصور الممسوحة ضوئياً لتحويلها الى الشكل النصي واضافة ميزة البحث في النص أو المحتوى للصورة، دعم خاصية التصديق والتوقيع الإلكتروني، الربط والتكامل مع الأنظمة المعلوماتية مثل نظام خدمة العملاء، نظام الموارد البشرية، النظام المالي، وغيرها من الانظمة.
كما يشمل المشروع على عدد من الأنظمة الفرعية مثل نظام المراسلات الإلكترونية والذي سيتم ربطه بتطبيقات الأجهزة الذكية لتمكين المسؤولين ومتخذي القرار من متابعة سير الاعمال في مختلف الظروف والأوقات بكل سهولة ويسر، نظام متابعة وتدفق سير الأعمال (Workflow)والذي سيتم تفعيله لتغطية أعمال اللجان المختلفة وبالتالي زيادة كفاءة عملها،توفير خاصية إنشاء الاستمارات الذكيةوالتي ستساعد في تحويل عدد من الإجراءات المباشرة إلى إجراءات إلكترونية متكاملة،نظام إدارة سجلاتالوثائق الإلكترونية للعمل على تسهيل وتنظيم إدارة المخازن الجارية والوسيطة، نظام الحفظ والأمان وخصوصية الوثائقInformation Right Management.
نطاق أرشفة الوثائق والمستندات
وسيتم من خلال هذا النطاق العمل على أرشفة عدد خمسة ملايينمستند من المستندات الورقية وتحويلها إلى مستندات الكترونية،وتتضمن : مستنداتالسجلات الوظيفية ، المستندات المالية بمختلف أنواعها ، مستندات إباحات البناء الكبرى ، مستنداتالتراخيص الفنيةومتابعة مراحل البناء بالمديريات الخدمية.
وقد روعي في عملية الأرشفة الإلكترونية مدد الاستبقاء الخاصة بكل مستند على أن تعطى أولوية الأرشفة للمستندات والوثائق ذات الحفظ الدائم.
أبعاده
ويعد هذا المشروع من المشاريع الحيوية التي ستساهم في : تطبيق سياسات وإجراءات التخزين الالكتروني والفعلي وفق آليات التصنيف والتوصيف ومدد الاستبقاء المرتبطة بكافة أنواع الوثائق الخاصة ببلدية مسقط، سهولة توفير خدمات العمل البلدي المرتبطة بالوثائق سواء أكانت وثائق ورقية أو إلكترونية، توفير الوقت والجهد المبذولين لاسترجاع الوثائق المطلوبة، سهولة إدارة الوثائق في جميع مراحل عمر الوثيقة وفق تصنيفها وتوصيفها المعتمد، التأكيد على مستويات الأمان والسرية للوثائق وفق تصنيفاتها في مختلف مراحلها العمرية، توفير نسخ احتياطية من الوثائق في حالة فقدان الأصول أو تعرضها لأي تلف، سهولة وانسيابية تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة، سهولة تطبيق سياسات وإجراءات إتلاف الوثائق والتي انقضى عمرها الزمني، توفير المساحات المخصصة والمستهلكة لتخزين الملفات الورقية، والتقليل من النفقات اللازمة لتوفير أجهزة الطابعات، الماسحات الضوئية، أجهزة النسخ، الورق، الأحبار، وغيرها من الأدوات الاستهلاكية .